Fija una fecha de cambio y conserva los archivos originales
Considera el cambio cuando repetir datos del cliente, usar precios distintos o tener varias versiones de una factura dificulta saber qué registro está vigente. Escoge la fecha desde la que crearás facturas nuevas en FacturaOS. Guarda una copia intacta de la hoja y los PDFs originales antes de limpiar la copia de trabajo. Asigna una persona para aprobar clientes, catálogo y revisión de balances pendientes.
- Enumera los archivos de origen y anota la fecha de la copia de respaldo.
- Cuenta los clientes y artículos del catálogo que vas a trasladar.
- Lista las facturas pendientes por cliente, número, vencimiento, moneda, total e importe pagado confirmado.
- Separa historial pagado, borradores, estimados y facturas pendientes activas.
Lleva cada columna de origen al campo admitido
Descarga la plantilla bilingüe XLSX desde el flujo de importación de clientes en FacturaOS. Conserva sus encabezados. Usa Business o Negocio para un negocio y Person o Persona para una persona. Un negocio necesita su nombre; una persona necesita nombre y apellido. Separa los nombres con cuidado, sin asumir que la última palabra siempre es el apellido. Mantén una lista aparte para las columnas que la plantilla no puede conservar.
- Nombre de empresa → Nombre del negocio; nombre de persona → Nombre y Apellido; contacto → Persona de contacto.
- Correo y teléfono → Correo electrónico y Teléfono; revisa errores e incluye el código de país correspondiente.
- Ubicación → Dirección, Ciudad, Región, Código postal y País o territorio; conserva los ceros iniciales del código postal.
- Identificador fiscal del negocio → Identificación fiscal; notas operativas → Notas internas. Totales y pagos no son campos de esta plantilla.
Separa el catálogo del historial de facturas
Usa la plantilla XLSX del catálogo para productos y servicios reutilizables. Escoge Product o Producto, o Service o Servicio. Relaciona cada artículo con nombre, descripción, SKU, unidad, precio unitario, costo unitario y tasa de impuesto cuando corresponda. Verifica moneda y configuración del mercado de tu organización antes de usar los importes. El precio del catálogo describe el próximo uso del artículo; no reconstruye el precio ni los impuestos guardados en una factura anterior.
- Descripción del artículo → Nombre y Descripción; código del artículo → SKU; unidad facturada → Unidad.
- Precio de venta y costo interno → Precio unitario y Costo unitario; usa valores como 125.50 sin símbolos de moneda ni separadores de miles.
- Porcentaje confirmado → Tasa de impuesto (%); verifica la configuración que corresponde al negocio sin copiar automáticamente una tasa vieja.
- Tiempo del servicio → Duración del servicio en minutos; alcance → Detalles incluidos. No uses campos exclusivos de servicio en productos.
Usa las plantillas correctas y revisa cada fila señalada
FacturaOS admite importaciones XLSX de clientes y de productos y servicios del catálogo, con hasta 500 registros por archivo y un límite de 5 MB. Un CSV cualquiera o tu hoja vieja de facturas no es el formato admitido por estos flujos. Copia los datos revisados a una plantilla nueva, pega valores en lugar de fórmulas y usa una fila por registro. Revisa la vista previa y corrige las filas inválidas antes de importar.
- Conserva una copia local de la plantilla completada para compararla con los registros guardados.
- Completa los nombres requeridos y correos válidos; revisa filas vacías o incompletas del archivo original.
- Verifica precios y costos no negativos; las duraciones admiten 5–1,440 minutos en incrementos de 5.
- Empieza con unos pocos registros reales y revisados; confirma el resultado antes de continuar.
Usa cada coincidencia como una señal para revisar
La importación de clientes señala correos o teléfonos coincidentes, incluso dentro del mismo archivo. La del catálogo señala SKU coincidentes o pares de tipo y nombre del artículo. Estas verificaciones ayudan a evitar registros repetidos, pero no determinan si dos nombres parecidos son el mismo cliente. Los teléfonos de oficina y correos compartidos también necesitan revisión. Las filas duplicadas se omiten; no actualizan un registro existente.
- Corrige espacios y diferencias evidentes en la copia de trabajo sin cambiar el respaldo.
- Revisa correos y teléfonos compartidos antes de aprobar la lista de clientes.
- Usa tipos y SKU consistentes; compara personalmente los nombres casi iguales.
- Abre el registro existente para corregirlo de forma deliberada en lugar de esperar que la importación lo combine.
Conserva los balances anteriores sin facturar la deuda dos veces
Las importaciones de clientes y catálogo no trasladan facturas emitidas, balances pendientes ni pagos históricos. Esos registros requieren una revisión y conciliación manual por separado. Mantén las facturas originales y su registro como referencia del trabajo emitido antes de la fecha de cambio. No vuelvas a crear una factura anterior como un cobro nuevo solo para mover su balance a otro sistema. Usa FacturaOS para facturas nuevas desde la fecha elegida y decide aparte cómo conservar y seguir el trabajo anterior.
- Relaciona cada balance anterior con su número de factura original y cliente.
- Calcula el pendiente con el total original y los pagos confirmados; separa las monedas.
- Anota el documento de origen y la persona que revisó cualquier diferencia.
- Distingue los balances históricos en revisión de las facturas nuevas creadas después del cambio.
Compara cantidades, registros e importes antes de retirar la hoja de trabajo
En cada importación, compara las filas originales con las categorías de la vista previa: listas, duplicadas e inválidas. Confirma que se guardaron las listas y revisa una muestra de direcciones, contactos, precios y configuración de servicios. Contar filas no basta. Por separado, compara los balances pendientes con facturas originales y registros de pagos, por moneda. Conserva el respaldo accesible después del cambio.
- Anota por lote: filas de origen, listas, duplicadas, inválidas y cantidad confirmada de registros guardados.
- Resuelve las filas inválidas antes de importar y anota por qué se omitió cada duplicado.
- Antes de enviar la primera factura nueva, verifica cliente, catálogo, moneda y términos acordados.
- Confirma que cada balance anterior tenga una factura de origen y una persona responsable del seguimiento.