Define primero el contexto del negocio y cliente
Una factura preparada para IVU comienza antes de la primera línea. Confirma la información legal que mostrarás, mantén Puerto Rico como mercado operacional activo y selecciona el cliente correcto. FacturaOS requiere información del negocio antes de crear la factura; el logo es opcional y, si falta, se usa la marca de FacturaOS. Tu asesor debe confirmar qué datos de registro corresponden en el documento final.
- Nombre y contacto del negocio
- Puerto Rico como mercado operacional
- Registro correcto del cliente
- Logo opcional del negocio
Haz visible el tratamiento contributivo de cada línea
Mantén productos y servicios en líneas separadas cuando su tratamiento contributivo o propósito sea distinto. El editor registra descripción, cantidad, precio unitario y selección de impuesto por línea. En Puerto Rico aparecen las opciones de IVU regular de 11.5%, tasa especial de 4% y exento de 0%. Estas opciones hacen explícito el registro; no determinan cuál tratamiento aplica legalmente a la transacción.
- Descripción específica del producto o servicio
- Cantidad y precio unitario
- Opción de IVU regular 11.5%
- Opción especial 4% o exenta 0%
Separa cuándo facturaste, serviste y esperas cobrar
Usa la fecha de factura y la fecha de vencimiento para propósitos distintos, y añade la fecha de servicio opcional cuando el trabajo ocurrió otro día. Mantén USD como moneda del espacio de Puerto Rico. El método de cobro puede registrar efectivo, ATH Móvil u otro método, mientras los términos explican cuándo y cómo se espera el pago.
- Fecha de factura
- Fecha de vencimiento
- Fecha de servicio opcional
- Efectivo, ATH Móvil u otro método
Trata el estado de la factura como parte del registro
Guarda un borrador mientras falte información y crea la factura solamente cuando cliente, líneas, fechas y totales estén listos. Luego usa el registro para distinguir borradores, abiertas, vencidas y pagadas. Un estado consistente es esencial para cobros y reportes posteriores. No borres ni recategorices una transacción solo para limpiar el total mensual; documenta la corrección real con tu asesor.
- Borrador antes de emitir
- Abierta después de emitir
- Vencida después de la fecha límite
- Pagada después de confirmar el cobro
Revisa el periodo antes de usar una hoja de trabajo
Al cerrar el periodo, revisa el registro antes de generar un reporte. FacturaOS incluye Rendimiento de facturas, Ventas y cobros, y Exportaciones. El acceso PyME también incluye hojas de trabajo de Puerto Rico para PM-IVU/SURI y patente municipal. Las hojas organizan datos para revisión y excluyen borradores, facturas anuladas y estimados; no son planillas oficiales y FacturaOS no las transmite a Hacienda ni al municipio.
- Rendimiento de facturas
- Ventas y cobros
- Exportaciones con detalle de apoyo
- Hojas de trabajo de Puerto Rico para PyME
Verifica el canal de radicación en vez de asumirlo
Los procesos de radicación en Puerto Rico pueden cambiar aparte del software de facturación. Hacienda anunció la integración de la radicación y el pago del IVU municipal en SURI para 73 municipios participantes, mientras cinco municipios conservarían procesos propios. Verifica el aviso vigente y las instrucciones de tu municipio antes de radicar. FacturaOS organiza el registro operacional, pero el portal oficial y sus instrucciones controlan la radicación.
- Confirmar si el municipio participa
- Seguir instrucciones vigentes de Hacienda o el municipio
- Cuadrar el periodo con registros revisados
- Guardar aparte evidencia de la radicación oficial
Entrega un registro rastreable, no una planilla adivinada
Antes de entregar los registros al contable, compara los totales con cobros confirmados y documenta diferencias de tiempo, reembolsos, anulaciones o líneas exentas. Exporta el detalle y usa el mismo rango de fechas en cada reporte. Esto facilita la conversación con el asesor, pero no reemplaza su determinación sobre tributabilidad, frecuencia de radicación, exenciones, créditos o enmiendas.
- Un solo periodo de reporte
- Notas de cobros confirmados
- Excepciones y correcciones documentadas
- Exportaciones y hojas de apoyo